A cada dia, observamos diversas organizações implementando os denominados PMO (Project Management Office) ou em português, Escritórios de Projetos (EP). Os motivos podem variar desde criar uma padronização no gerenciamento de seus projetos, até garantir competitividade entre seus concorrentes.
Quer saber mais sobre PMO? Continue lendo este artigo.
O que é PMO
Todas empresas necessitam desenvolver seus projetos: algumas para obter suas receitas, garantindo sua sobrevivência, as denominadas Project Driven. Outras os desenvolvem para se renovarem, as denominadas Process Driven. Em ambos os casos, são necessários mecanismos de apoio ao desenvolvimento dos seus projetos.
Surgem então, os escritórios de projetos. Daí a importância de entender o que é, e como podem funcionar. Desta forma, podemos extrair o melhor do seu desempenho, de acordo com as necessidades da organização.
Segundo PMI (2008), um escritório de projetos, “é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio”.
Estrutura Organizacional
A estrutura específica de um PMO depende das necessidades da organização à qual ele dá suporte. Um escritório de Projetos pode estar nas mais diversas posições no organograma da empresa:
- Ser reconhecido de alta importância para toda a organização;
- Atender a todos os projetos de uma determinada diretoria;
- Atender a todos os projetos de um determinado departamento;
- Dar suporte a projetos em áreas menores;
Funções do PMO
Sobre as funções dos Escritórios de Projetos, PMI (2008) cita como sua principal função, o suporte aos gerentes de projetos de diversas maneiras, que incluem, mas não se limitam a:
• Gerenciamento de recursos compartilhados entre todos os projetos administrados pelo PMO;
• Identificação e desenvolvimento de metodologia, melhores práticas e padrões de gerenciamento de projetos;
• Orientação, aconselhamento, treinamento e supervisão;
• Monitoramento da conformidade com as políticas, procedimentos, formulários e outras documentações compartilhadas do projeto (ativos de processos organizacionais) e
• Coordenação das comunicações entre projetos
(PMI 2008, p. 11)
Como saber se a sua empresa precisa de um PMO
Se a sua empresa gasta energia implementando projetos, é necessário e aconselhado a implantação de um PMO. Desta forma, quanto mais projetos e maior a frequência deles, maior a necessidade de termos um Escritório de Projetos.
No entanto, mais importante que a implantação do PMO, é a aceitação deste por toda a organização. É de fundamental importância o envolvimento da alta administração e dos gerentes funcionais neste processo de aceitação. Especialmente se uma das atividades do escritório para a organização for a criação ou implementação de uma metodologia para gerenciar os projetos.
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