O escopo, uma das áreas de conhecimento do PMBOK, é um dos itens que podem impactar no sucesso do projeto. Pois, qualquer divergência pode resultar em mudanças significativas no prazo, custo, qualidade e até mesmo na satisfação das partes interessadas.
Ao trabalhar em empresas que desenvolvem projetos, é muito importante que tenham boas práticas de gerenciamento. Isto porque, um bom gerenciamento de projetos, é um dos requisitos chave para que os objetivos sejam alcançados. Saiba mais sobre a importância do gerenciamento de projetos para uma empresa.
Pensando nisso, escrevemos um passo a passo para te ajudar a definir bem o escopo dos seus projetos.
Entendendo o que é um escopo de projeto
De acordo com o PMBOK, escopo é “o trabalho que deve ser realizado para entregar o produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas”.
Em outras palavras, escopo é a definição de o que será feito no projeto. É muito importante que fique bem claro entre as partes o que será feito, mas também, o que não será feito pelo projeto.
Um escopo quando bem definido, não abre margens para dúvidas sobre o que deve ser feito. Portanto, evita desgastes entre as partes interessadas, estouros de prazos, custos e perda de qualidade nas entregas.
Veja a seguir os passos para uma boa definição de escopo do projeto:
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Colete os Requisitos
Os requisitos são as condições que devem estar presentes no resultado do projeto. Incluem as necessidades quantificadas e registradas, em conjunto com as expectativas do patrocinador, cliente e de outras partes interessadas.
Podem ser coletados de diversas formas: opinião especializada, entrevistas, brainstorm ou análise de dados.
Para um bom alinhamento e entendimento de todos os envolvidos, é importante utilizar técnicas e ferramentas como mapas mentais, diagramas de contexto, protótipos entre outras.
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Descreva o escopo
A declaração de escopo contém que tipo de informação? A descrição detalhada do escopo do projeto, ou declaração de escopo, baseia-se nas entregas principais, premissas e restrições. Esta definição do escopo pode ser feita de forma interativa com o cliente, por exemplo.
Lembre-se de ao fazer a descrição detalhada do projeto, registrar os limites do produto, serviço ou resultado. O que será feito e o que não será feito, bem como seus critérios de aceitação.
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Decomponha o projeto em entregas menores
Decompor o projeto em entregas menores e mais facilmente gerenciáveis fornece uma visão estruturada do que deve ser entregue. É possível utilizar ferramentas como a EAP (Estrutura Analítica do projeto) para organizar e definir o escopo total do projeto. Para aprender a criar uma EAP, leia o artigo que preparamos sobre este assunto. Ou se preferir, acesso o modelo de EAP que disponibilizamos.
Como fazer se não for possível definir todo o escopo no início do projeto?
Existem projetos cujas entregas são evolutivas. Ou seja, são feitas várias entregas ao longo do projeto e não apenas uma ao final.
Isto pode acontecer por exemplo, no desenvolvimento de softwares, projetos de engenharia, construção além de outras áreas.
A principal característica destes projetos são as mudanças nos requisitos das partes interessadas à medida que as entregas são realizadas.
Nestes casos, define-se um escopo geral, que pode ser desmembrado em um conjunto de requisitos e trabalhos a serem executados em vários ciclos. A cada início de ciclo, devem ser realizados os passos citados anteriormente.
Vale ressaltar a importância de envolver as partes interessadas de maneira continua para fornecer o feedback sobre as entregas e definir os requisitos da próxima iteração.
Agora que você já sabe como definir bem o escopo dos seus projetos, deixe seus comentários, conte-nos seus desafios e experiências e veja outros conteúdos em nosso blog.
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