Muitas vezes identificamos a necessidade de contratar um determinado serviço ou produto para que o projeto atinja os seus objetivos finais. Esta aquisição pode trazer grandes riscos para o sucesso do projeto dependendo da forma que for conduzida. Gerenciar os processos de aquisição em projetos é a melhor maneira de evitar grandes danos não só para os projetos, mas também para a organização.
Quer saber a forma adequada para realizar aquisição em projetos? Continue lendo este artigo…
Quais os processos para realizar a gestão de aquisições em projetos?
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Planejar aquisições
Este é o primeiro passo para a gestão de aquisições. Junto a equipe do projeto iremos analisar se é melhor desenvolver internamente ou terceirizar algum produto ou serviço, ou seja, o planejamento de aquisições nada mais é do que o processo de documentação das decisões de compra do projeto. Neste momento é importante já identificar os fornecedores em potencial.
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Conduzir as aquisições
É o processo de obtenção de respostas dos fornecedores, escolha de um deles e a concessão de um contrato.
Neste momento, a equipe receberá propostas e aplicará critérios de seleção, que já devem estar previamente definidos, para escolher fornecedores que estejam capacitados para o trabalho.
O fornecedor escolhido poderá ser solicitado a assinar um contrato padrão, fazer uma apresentação e caso ocorra tudo bem, ele poderá também passar para negociações.
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Controlar as aquisições
No controle de aquisições basicamente será feito um acompanhamento para conferir se tanto o fornecedor quanto o comprador estão cumprindo o contrato, assim como seus devidos pagamentos, quando necessário realizar ações corretivas, monitorar mudanças no contrato e gerenciar cancelamentos.
Algumas ações importantes:
- Revisar faturas;
- Concluir o controle integrado de mudanças;
- Documentação;
- Fazer e gerenciar as mudanças;
- Autorizar pagamentos;
- Interpretar o que o contrato significa;
- Solucionar controvérsias;
- Realizar reuniões;
- Comunicar o desempenho;
- Garantir que somente pessoas autorizadas se comuniquem com o fornecedor;
- Trabalhar com o gerente de contrato para gerenciar as mudanças;
- Analisar as reclamações;
- Controlar a qualidade;
- Verificar o escopo;
- Identificar riscos.
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Encerrar aquisições
O encerramento é feito quando um contrato termina ou quando um contrato é anulado antes que o trabalho seja concluído. Dessa forma, o encerramento de aquisições nada mais é que o processo de finalização de cada aquisição do projeto.
Durante o encerramento do contrato é necessário que haja a verificação do produto e o encerramento financeiro. Outro ponto importante é a atualização dos registros no sistema de gerenciamento de registros, assim como relatórios de desempenhos finais de contrato, arquivo do contrato, auditorias de aquisições, lições aprendidas e por fim aceitação formal e encerramento.
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